本公司板橋貿易株式会社，是一家專注於日本水產品與鮮魚出口的貿易公司，將新鮮直送至亞洲與北美各地。

公司內部採取「按國別分工」的制度，目前共有9名事務人員，各自負責不同國家的業務。

從法規要求、標示規範到當地商業習慣，每一位事務人員都像是該國的「專屬顧問」，在幕後默默支撐著每一筆順利完成的交易。

 

原本我們也想介紹「事務人員的一天」，但實際情況是——這份工作，很難用“一天”說完。

有的出貨需要提前兩週開始準備，也有當日接單、隔日立刻空運出貨的高速案件。

每個國家的空運出貨約每週1～2次，同時還要並行處理貨櫃出貨與日本國內業務。

在多條任務線同時進行的情況下，業務依然能順利推進，背後靠的正是縝密的排程與完善的事前準備。

 

以空運出貨為例，各國的接單截止時間皆不相同。接單後，事務人員需立即安排向供應商下單、確認文件、並最終核對出口條件。而在出貨前一天，還有一項關鍵工作——在豐洲市場製作現場用的包裝指示單，也就是所謂的「箱割（HAKOWARI）」。這份文件會清楚標示每一箱的內容，就像一份精密的“作戰地圖”，讓現場人員能依照指示，迅速且準確地完成包裝作業。

 

此外，由於不同出口地及進口商的要求的東西也不同，另外外箱標籤須標示的內容與日期更新亦不可或缺。在確認符合各國規範並完成最終檢查後，才能完成出貨準備。

到了出貨當日，工作的節奏會瞬間加快。事務人員需要製作出口申報所需的商業發票（Invoice）與裝箱單（Packing List），一邊確認現場回報的實際重量、尾數，一邊核對供應商的單價與各項細節。

這不只是文書工作，更像是一場與時間賽跑的「精準作業」，同時考驗速度與準確度。

 

由於所有文件都必須在限定時間內提交給報關業者與進口商，出貨日總是帶著一點緊張感。

一旦進入狀態，時間彷彿被按下加速鍵——回過神來，已經到了下班時間。

 

不過，出貨完成並不代表結束，還有重要的工作。後續還需要整理當日的出貨數量與銷售數據，進行分析，並將結果反映到下一次出貨計畫中。事務部門與業務部門也會密切配合，一同思考如何讓下一批出貨做得更好，持續擴大交易規模。

 

當有新商品要出口時，流程則會進入「慎重模式」。從向供應商取得原材料與加工資訊開始，到與進口商確認是否符合進口條件，再到準備各項證明文件與海外用標籤，每一步都不能馬虎。

同時，也需要靈活應對各國不同的法規要求，確保萬無一失。

 

此外，公司也導入了專用的訂單管理系統，讓客戶不論透過手機或電腦，都能輕鬆完成下單。

新商品也會即時登錄於系統中，使整體受發注流程更加順暢、高效。

 

在與海外客戶的溝通上，我們則跨越時差，使用各種熟悉的通訊工具保持聯繫。

無論是臨時追加訂單，還是規格調整，都能迅速回應，確保資訊即時傳遞。

 

正是這樣日復一日、看似平凡卻精準無比的累積，建立起穩定的供應體系與深厚的信賴關係。

 

為了將日本的食品與水產品安全、確實且充滿自信地送往世界各地，

本公司今後也將持續精進，打造連結產地與全球市場的穩健營運能力。

 

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